De uitnodigingsbrief voor een spreekuur: verwachtingsmanagement

Wanneer een medewerker in het verzuim zit en er advies van een bedrijfsarts nodig is, krijgt de medewerker in veel gevallen een uitnodiging voor het spreekuur bij de bedrijfsarts. Dit is vaak een standaard brief. Weet u wat er in de uitnodiging staat? Welke boodschap (doel) wilt u meegeven in de uitnodiging? Wat wilt u stimuleren met de uitnodiging? Stel samen met Immediator een passende uitnodiging op.

Basis uitnodiging

Een uitnodiging bevat in de basis de datum, tijd en locatie van de afspraak. En als het goed is ook met wie de afspraak is. Wat staat er dan nog verder in? Moet u hier nog in vermelden dat de medewerker dringend verzocht wordt wel te verschijnen op de afspraak en indien de medewerker niet komt, de no-show kosten voor rekening zijn van de medewerker?  Of dat eventuele medicatie meegenomen dient te worden naar de afspraak? Wat u er ook in vermeldt, wees u er van bewust welke indruk en verwachting u hiermee schept. En past dit dan binnen de organisatiecultuur, en sluit dit aan op het eigen regie model en gedragsmatige visie die wenselijk is?  

Managen van verwachtingen

In het eigen regie model is de leidinggevende in de meeste gevallen de casemanager. Het zou in een ideale situatie dan ook fijn zijn als de leidinggevende de uitnodiging zelf naar de medewerker stuurt. De leidinggevende kan de uitnodiging op maat maken met hierin het doel van de afspraak en wat zij van de bedrijfsarts willen weten. Als het goed is, zijn leidinggevende en medewerker samen overeengekomen dat ze het advies van de bedrijfsarts nodig hebben en zou de vraagstelling aan de bedrijfsarts bekend moeten zijn bij de medewerker. Wanneer u dit in de bevestiging nog eens benoemt, managet u de verwachtingen beter en kan een medewerker bij vragen of onduidelijkheden dit nog vóór de afspraak bij de leidinggevende helder krijgen en zo met de juiste verwachting en voorbereiding naar het spreekuur komen.

Wij zien vaak dat de inhoud van de uitnodigingbrief niet helemaal aansluit bij wat de organisatie in organisatiecultuur wil uitstralen. Wat zo ogenschijnlijk onbelangrijk lijkt, is toch wel de moeite waard om eens kritisch naar te kijken. Hoe beleven uw medewerkers de uitnodiging? Vraag het de medewerkers om zo een idee te krijgen waar u op moet letten.

Meer informatie

Wij kunnen u, samen met de bedrijfsarts, ook helpen en met u meedenken in het voorzien van advies omtrent de uitnodiging. De bedrijfsarts kan ook vanuit de praktijk adviseren hoe u verwachtingen beter kunt managen. Ga voor meer informatie naar onze website en neem vrijblijvend contact met ons op.