De eerste re-integratiestap: samen koffie drinken! Maar hoe?

Onze opdrachtgevers kiezen allen voor eigen regie, dat wil zeggen dat leidinggevenden een rol hebben om actief in gesprek te blijven met een medewerker. Het liefst zou iedereen willen dat er goed contact en tijdig overleg is, dan kan verzuim wellicht voorkomen worden. Helaas is dat stadium soms al gepasseerd en is contact even niet vanzelfsprekend. Het is dan aan de leidinggevende om met de verzuimende medewerker in gesprek te gaan over mogelijkheden die er nog wel zijn. Er wordt vanuit Wet Verbetering Poortwachter van alles verwacht in de dossiervorming. En dat vastleggen is nou iets waar niet iedere leidinggevende tijd voor heeft of tijd voor maakt. Tenslotte heeft de leidinggevende veel meer taken op zijn of haar bord en is er helaas sprake van het oplossen van de afwezigheid van een collega. Waarom niet de medewerker als eerste stap in de re-integratie het verslag zelf laten opstellen? Daarna kun je het samen bespreken tijdens een eerste koffie-afstem-moment. Bent u zich er bewust van dat de medewerker dan ook direct weer even op de werkvloer komt? Dat is weer belangrijk om de drempel laag te houden om even op het werk te komen.

Vaak wordt een advies gegeven om samen het bekende ‘koffiemomentje’ in te plannen. Als de medewerker kan koffie drinken, zijn er wellicht meer mogelijkheden. De medewerkers daarentegen vindt dit al gauw een spannend advies; zij hadden misschien liever gezien dat ze telefonisch contact konden onderhouden of zich nog volledig op het herstel kunnen richten. Afwezig zijn op de werkvloer vanwege ziekte is al lastig genoeg, maar ermee geconfronteerd worden is wel even iets heel anders.

Wat levert starten met koffiemomenten nu op?

De medewerker komt een paar dagen later op kantoor. Aan de koffie. De banale vragen komen voorbij; ‘Hoe is het? Hoe voel je je? Hoe gaat het thuis?’ Voor de werkgever voelt het gesprek enigszins nutteloos, u had immers al veel andere taken af kunnen hebben. Maar gelukkig kunt u een vinkje zetten achter deze re-integratietaak. Echter wordt er tijdens het koffie-gesprek niet of nauwelijks besproken over wat de reden is van de koffie afspraken, deze worden vaak gezien als een vanzelfsprekend iets, met het idee dat daar vast een goede reden voor is. Probeer toch de reden van koffiedrinken expliciet met elkaar te bespreken. Al pratende zal blijken dat het om meer dan alleen koffiedrinken gaat;

• De medewerker komt weer even op de werkvloer. Verbinding houden met de werkvloer is ook de terugkeerdrempel laag houden. Al na 2 weken geen of zeer weinig contact is er een drempel die genomen moet worden.
• De energiebelasting testen; het reizen van en naar het werk en het gesprek ten opzichte van de belastbaarheid van de medewerker geven een goed beeld van wat er al weer mogelijk is.
• Een goede arbeidsrelatie; een gesprek biedt ruimte, de medewerker voelt zich gehoord. Zijn er (lichte) spanningen in de relatie dan kan dat besproken worden.
• De regie ligt zowel bij de werkgever als de medewerker. Het gesprek biedt ruimte om samen tot een re-integratieplan te komen. Als leidinggevende kunt u de regie aan de medewerker overlaten m.b.t. het na te denken over mogelijkheden. Dit deel komt de volgende stap, als de re-integratie van start gaat, van pas. En als dit tijdens de re-integratie ook helemaal goed zit, is de kans groot dat de medewerker dit gedrag na zijn herstelmelding voortzet.
• Stel eventueel alternatieven voor: denk aan een wandeling buiten, een koffie afspraak met collega’s tijdens de pauze, een rondleiding of meekijken elders in het bedrijf en zo zijn er nog tal van andere mogelijkheden te bedenken.

En dit alles biedt veelal mogelijkheden om al pratende samen tot een re-integratieplan te komen.

Waarom is de medische informatie voor u als werkgever niet relevant?

De gespreksonderwerpen als de bezoekjes aan de huisarts of het ziekenhuis, emotionele zaken, of allerlei medische redenen passeren ook vaak de revue tijdens deze gesprekken. Het zijn gesprekken die vaak niet direct tot iets leiden. U kunt als werkgever ook helemaal niets met die informatie. Een vervolgspreekuur bij de bedrijfsarts lijkt dan een logische vervolgstap. Als leidinggevende hoopt u echt advies te krijgen van of de medewerker zelf of van een bedrijfsarts om van start te gaan met de re-integratie. De verwachting is dat er echt wel mogelijkheden zijn.

Welk effect heeft het vanuit de medewerker gezien?

De medewerker voelt zich tijdens een koffiegesprek gehoord maar vindt het ook spannend. ‘Het voelt alsof ik me moet verantwoorden waarom ik ziek ben’, is een veel gehoorde gedachte. Vragen als ‘Wat kun je nog wel?’ komen voorbij, maar dat antwoord blijft op dit moment ‘niets’, anders had jij je natuurlijk nooit ziekgemeld. De medewerker snapt heel goed dat zijn leidinggevende een uitdaging heeft aan je nu jij je ziek gemeld hebt, maar de medewerker heeft hier ook niet om gevraagd. Altijd hard gewerkt en nu gaat het een keer niet goed, dat kan iedereen overkomen. Ik ben gewoon even ziek, en wil even onderzoeken wat er aan de hand is. Daarnaast vind je je werk heel leuk en kom je echt wel terug. Dit is andere spanning dan wanneer de medewerker op spreekuur gaat bij de bedrijfsarts. De medewerker moet goed kunnen verwoorden wat er aan de hand is, maar voelt zich vaak wel gehoord en kan vaak makkelijk zijn verhaal vertellen. Een heel ander gevoel misschien dan wanneer de medewerker het over re-integratiemogelijkheden heeft met de leidinggevende.

Ieder een eigen beleving.

Niet iedereen zal zich compleet in het bovengeschetste plaatje kunnen vinden. Maar wat we hiermee laten zien is het verschil tussen de beleving van de medewerker en werkgever. Deze vorm van spanning en niet goed weten waar je het over kunt hebben, is al een goed voorbeeld van waar u het tijdens het koffiemoment al over kunt hebben.

Wilt u weten wat de bedrijfsartsen van Immediator voor uw organisatie kunnen betekenen? Lees meer over onze dienstverlening en over het eigen regie-model op onze website.

Zo is ‘koffie drinken’ ineens hele andere koek.