Secretaressedag, Marelle Tolhoek

Secretaressedag, Marelle Tolhoek

Vandaag is het secretaressedag en geef ik jullie een kijkje hoe mijn werkdag, als secretaresse bij Immediator eruit ziet.

Ik ben werkzaam op maandag, dinsdag en donderdag.

Om 8.30 kom ik aan op kantoor en zet ik eerst een grote pot thee voor mijn collega’s en mijzelf.

Daarna start ik met alle ongelezen mails. Dat is ook gelijk  1 van de werkzaamheden waar ik de meeste tijd aan besteed. Diverse mails zoals bijvoorbeeld een bedrijfsarts die een vraag heeft over uren declareren, Dianne die een verzoek heeft om een afspraak te maken bij een klant en een collega die een project wil verlengen en daarover vragen stelt. Deze mails  komen de hele dag door en probeer ik diezelfde dag te behandelen.

Tussendoor moet er ook nog een nieuwsbrief uit. We sturen elke maand een nieuwsbrief naar klanten en relaties en een nieuwsbrief voor bedrijfsartsen. Een nieuwsbrief opstellen kost aardig wat tijd. De onderwerpen stellen we een maand van tevoren vast en ik zorg ervoor dat ik de input op tijd aangeleverd krijg. Dan maak ik de eerste opzet en stuur deze nog ter controle voordat we deze versturen.

Tijdens de lunchpauze eet ik de ene keer mee met collega’s en de andere keer ga ik met een collega even een stukje lopen in Naarden-Vesting.

Na de lunch doe ik de post. Veelal medische dossiers en facturen. Bij de bedrijfsartsen vraag ik de informatie op die ik nodig heb voor het uitbetalen van de facturen en zorg dat deze naar ons kantoor in Eindhoven gaan. Daar zit de financiële administratie. Tussendoor nog even mails beantwoorden en ook wat zaken regelen voor de intervisies en excelleersessies voor bedrijfsartsen: het programma, de aanmeldingen, catering en de accreditatie.

Mijn dagen zijn zeer divers. Door de afwisseling is dit een onwijs leuke baan.